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Riduzione costi aziendali esempi: un caso da 300.000 euro risparmiati all'anno

L'applicazione sul campo della nostra metodologia che parte dall'analisi dei dati 

E vissero tutti felici e contenti. Soprattutto perché avevano aumentato il loro utile operativo annuo di oltre 300.000 Euro. Le belle storie cominciano dalla fine. 

Siamo in Piemonte, in una delle tante aziende che realizza componenti meccanici destinati a veicoli e macchinari operativi in tutto il mondo. Un fatturato di 20 milioni di Euro, uno stabilimento in Italia ed uno all’estero. Una famiglia al comando, nella quale si sta affacciando la terza generazione. Pochi livelli decisionali, un ottimo clima interno, personale operativo in gamba e qualificato. Ma gli azionisti vogliono di più, o meglio devono combattere sul mercato con colossi multinazionali di ben più grande dimensione ed ogni Euro di efficienza contribuisce ad aumentare la competitività. 

 

La telefonata ci arriva in ufficio la mattina presto, frutto anche di un attento posizionamento del nostro sito web. Un incontro in azienda ed uno in fiera all’estero, e con il titolare ci si capisce al volo. Sui 10 milioni di Euro di acquisti viene concordato un intervento su circa un quarto. Si tratta di spese che influenzano significativamente il costo del prodotto e per le quali in azienda non è facile, né efficiente, avere una competenza dedicata interna.

 

Applicchiamo un modello di analisi esclusivo di Actiongroup. Noi lo chiamiamo carotatura: evidenzia le voci su cui agire e, soprattutto, le linee guida da applicare. Parte dall’analisi di alcune informazioni a campione e l’applicazione di tre diverse metodologie in parallelo.

Richiede appena qualche settimana e solo mezza giornata di raccolta di specifici dati contabili ed amministrativi in azienda, e genera la mappa con le priorità da gestire.

 

Riduzione dei costi: le utilities

In termini di velocità di applicazione e conseguimento dei risultati, la prima riguarda il settore delle utilities, cioè l’energia ed il gas. La fornitura era affidata a un grande operatore internazionale che, però, non si era degnato di evidenziare i possibili risparmi dal punto di vista fiscale. Non parteciperà nemmeno alla gara per la scelta di un nuovo fornitore che si svolge in mezzo pomeriggio.

Il risparmio è portentoso: il 30% sul gas e l’11% sull’energia (per oltre 80.000 Euro all’anno). Include anche una nuova modalità di acquisto, che prevede la fissazione dei prezzi nel corso del tempo in modo da assicurarsi di sfruttare gli inevitabili cali temporanei del mercato.

 

Riduzione dei costi: gli imballaggi

Si tratta di una spesa che richiede, oltre ad un’elevata competenza specifica, anche molto tempo dei consulenti esterni per l’analisi dei dati.

Sulle scatole in cartone la grande sorpresa: l’efficienza si ottiene semplicemente (si fa per dire) modificando i contratti di acquisto con i fornitori, oltreché ottimizzando il tipo di materiale, in funzione dell’effettiva protezione necessaria ai prodotti trasportati.
Risultato: oltre 100.000 Euro di risparmio, pari ad oltre il 30%, a fronte anche di un miglioramento delle prestazioni. E la sostituzione di uno dei due fornitori storici con uno nuovo. 

 

Quella della gestione fornitori attivi è una delle tematiche principali che ci sottopongono i clienti. Di norma nel nostro approccio vengono riconfermati, razionalizzando con loro prodotti e modalità di acquisto in modo da garantire, quando possibile, un aumento di volume e una stabilità nel tempo, a fronte di una diminuzione del margine unitario.

La maggior parte dei fornitori rimane, ma qualcuno che non è disponibile a ridurre le proprie pretese finisce in fondo alla graduatoria delle alternative.

 

La competenza dei nostri esperti identifica un altro tipo di problema sugli imballi in legno: il fornitore non è un produttore, ma un rivenditore di soluzioni. Risalire la catena porta ad un risparmio del 20%.

 

Non tutto è però sempre così semplice. Ahimè, i prodotti in metallo col tempo arrugginiscono e devono essere protetti - soprattutto per il trasporto via mare - in atmosfere controllate: una tecnologia che fu sviluppata per preservare le armi dopo la seconda guerra mondiale. Actiongroup ha coordinato un’analisi tecnica approfondita e prove sperimentali di laboratorio che hanno portato all’omologazione di un fornitore alternativo per la protezione dei particolari metallici, con un prodotto più performante e meno costoso: 6.000 Euro il risparmio su base annua.

 

Riduzione dei costi: i trasporti

Quindi arriva il turno dei trasporti, una situazione complessa. Container che arrivano dall’oriente e vanno in America, pallet che girano per l’Europa, e furgoni locali che raccolgono i componenti dei fornitori in un raggio piuttosto vicino: un’unica voce con differenti casistiche operative.


Azioni coordinate, ma radicalmente diverse, portano a ridiscutere una tariffa omnicomprensiva:

-   per i trasporti su gomma internazionali include tutte le variabili in funzione della destinazione;

-   per i viaggi via mare ottimizza i costi di giacenza ed ispezione, spesso legati a ritardi nella elaborazione dei documenti da parte degli spedizionieri, più ancora della normale tariffa di nolo che segue l’andamento del mercato.

 

Il beneficio è del 33% nell’import dalla Cina e del 24% nell’export verso gli Usa, per un totale di 55.000 Euro annui.


Il committente ci riconosce però che il vero capolavoro avviene con i trasportatori locali i quali lavoravano in esclusiva per l’azienda - un rischio dal punto di vista del diritto del lavoro - e che addirittura lasciavano i propri mezzi nel cortile dello stabilimento principale.

Un’articolata negoziazione portava a ridefinire le tariffe, coinvolgendo i vicini di stabilimento, in modo da preservare l’esperienza a livello di servizio, ridurne la dipendenza, e stimolare i fornitori alla crescita e all’applicazione di prezzi di mercato.

Tutti contenti ed un risparmio di 3.000 Euro al mese pari al 14%. Risultato garantito anche da un controllo per un anno della fatturazione e del comportamento sia dei fornitori, sia delle risorse del committente che, spesso, su queste voci rende necessario gestire alcune derive fisiologiche che subentrano dopo qualche mese.

 

Riduzione dei costi: le materie prime

Viene poi la volta delle materie prime. In particolare quelle preziose, quali argento, rame e platino, dove il risparmio non si ottiene solo sull’acquisto, quanto su una corretta gestione degli scarti di lavorazione. In questo caso 50.00 Euro di risparmio, inclusivo di quasi 30.000 Euro retroattivi originati da errori di fatturazione. Per la loro complessità tecnica erano sfuggiti ai controlli ordinari.

Sui componenti finiti acquistati, come ad esempio molle, rivetti o guarnizioni, lo studio degli operatori sul mercato porta a identificare soluzioni alternative con cui negoziare, oltre ai fornitori attuali, e a posizionarsi su un prezzo standard di mercato. 

Sui trattamenti galvanici invece l’efficienza è un’altra. Dover temprare e poi zincare in aziende diverse porta a un forte allungamento dei tempi di attraversamento: quasi quattro settimane erano un tempo incompatibile con le richieste di un mercato dinamico.

Il modello che si concepisce è di identificare un capo commessa a cui allocare la maggior parte del valore delle lavorazioni e che si occupi di gestire un pool di fornitori, eliminando i tempi morti logistici. Nonostante gli venga riconosciuto un piccolo sovrapprezzo per la gestione, anche qui il risultato è decisamente interessante. Il risparmio medio supera il 30%, pari a circa 40.000 Euro all’anno.

 

Siamo alla fine della storia…  o quasi. Perché, siccome l’appetito viene mangiando, il committente ci chiederà infatti di analizzare voci non gestite direttamente dall’ufficio acquisti e per le quali le logiche erano più quelle della comodità del servizio che quelle della convenienza.

Mantenendo inalterate le prime ed applicando metodologie specifiche dei singoli settori, ulteriori benefici sono arrivati da:

-   viaggi, soprattutto quelli internazionali ed ai rimborsi spese nazionali;

-   flotta di auto aziendali che è passata dalla proprietà al noleggio, con un miglioramento della soddisfazione degli utenti;

-   elaborazione dei cedolini paga, su cui la professionalità del fornitore era largamente compensata per ogni intervento fuori standard;

-   lavoratori interinali, per cui sono stati concepiti nuovi rapporti di collaborazione.

 

Oggi l’attività prosegue attraverso la gestione di progetti finanziati a fondo perduto:

-   per la ricerca;

-   per il temporary export manager;

-   per la formazione attraverso i bandi interprofessionali;

-   per Industria 4.0.

 

La morale della storia è sintetizzabile in tre parole: professionalità, competenza e fiducia. La professionalità e la competenza di chi si propone come esperto, garantita dalla possibilità di essere compensato sui risultati effettivamente consuntivati;  la fiducia del management dell’azienda committente, che non può essere promessa, ma che si consolida nel tempo insieme alla generazione dei risparmi nel tempo.

E vissero tutti felici e contenti. E anche con maggiori profitti.

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